BAB I: PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang:
Sekolah sebagai lembaga pendidikan harus mencerminkan budaya yang ramah, sopan, dan profesional. Penerimaan tamu yang baik merupakan cerminan dari nilai akhlakul karimah dan citra positif sekolah. POS ini dibuat untuk menstandarisasi pelayanan kepada semua tamu yang berkunjung.
1.2 Dasar Hukum:
Visi dan Misi SMP Islam KH. Ahmad Badjuri.
Prinsip Manajemen Berbasis Sekolah yang mengutamakan pelayanan prima.
1.3 Tujuan:
Memberikan pelayanan yang ramah, cepat, dan profesional kepada semua tamu.
Menjamin keamanan dan ketertiban lingkungan sekolah.
Mencitrakan sekolah sebagai institusi yang Islami, terbuka, dan terkelola dengan baik.
Memastikan semua tamu tercatat dan kebutuhan mereka terpenuhi dengan baik.
BAB II: RUANG LINGKUP
POS ini berlaku untuk penerimaan semua jenis tamu, baik yang sudah dijadwalkan maupun tidak, yang meliputi:
Orang Tua/Wali Murid
Tamu Instansi (Dinas Pendidikan, Kementerian Agama, dll.)
Tamu dari Sekolah/Madrasah Lain
Mitra Kerja Sama (Sponsor, Dunia Usaha/Dunia Industri)
Alumni
Tamu Umum dan Lainnya
BAB III: TANGGUNG JAWAB
Satpam/Resepsionis Pintu Gerbang: Sebagai titik kontak pertama; bertugas menyambut, mencatat, dan mengarahkan tamu.
Staf Tata Usaha (TU): Sebagai titik kontak kedua di gedung administrasi; bertugas menanyakan keperluan detail, mengonfirmasi janji, dan memandu tamu ke ruang tujuan.
Guru/Karyawan yang Dikunjungi: Bertanggung jawab atas tamunya selama berada di area sekolah.
Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah: Menjadi tuan rumah utama untuk tamu-tamu resmi dan penting.
BAB IV: PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
A. PROSEDUR UMUM UNTUK SEMUA TAMU
Penyambutan di Pintu Gerbang:
Satpam menyambut tamu dengan salam ("Assalamu'alaikum") dan senyuman.
Satpam menanyakan maksud dan tujuan kunjungan serta pihak yang ingin ditemui.
Tamu diarahkan untuk mengisi Buku Tamu Umum (Lampiran 1) yang mencakup: Nama, Instansi/Asal, No. Telepon, Tujuan, Waktu Datang, dan Tanda Tangan.
Tamu diberikan Kartu Pengunjung yang harus dikalungkan selama berada di area sekolah.
Pengantaran ke Tata Usaha (TU):
Satpam mengarahkan tamu ke lobi/receptionist TU.
Staf TU akan menyambut kembali dan menanyakan keperluan tamu lebih detail.
Konfirmasi dan Pengaturan Pertemuan:
Untuk Tamu dengan Janji: Staf TU menghubungi pihak yang dituju via telepon internal untuk mengonfirmasi kedatangan tamu.
Untuk Tamu tanpa Janji: Staf TU menanyakan kesediaan dan waktu luang pihak yang dituju. Jika tidak dapat ditemui, tamu diberikan opsi untuk membuat janji lain atau menyampaikan pesan.
Pengantaran ke Ruang Tujuan:
Staf TU atau pesuruh sekolah mengantarkan tamu ke ruangan yang dituju.
Tamu dipersilakan menunggu di ruang tunggu yang disediakan jika pihak yang dituju masih belum siap.
Penutupan Kunjungan:
Setelah pertemuan selesai, pihak yang dikunjungi mengantarkan tamu hingga ke pintu keluar atau menghubungi TU untuk mengantar tamu keluar.
Tamu mengembalikan Kartu Pengunjung kepada Satpam di pintu keluar.
Satpam mencatat waktu keluar tamu di Buku Tamu.
B. PROSEDUR KHUSUS JENIS TAMU
Orang Tua/Wali Murid:
Disediakan Buku Tamu Khusus Orang Tua.
Diarahkan untuk bertemu dengan Wali Kelas terlebih dahulu. Jika perlu bertemu dengan Guru BK atau Kepala Sekolah, TU yang akan mengatur janjinya.
Disediakan ruang tunggu khusus orang tua yang nyaman.
Tamu Instansi Resmi (Dinas, dll.):
Satpam segera memberi tahu Staf TU dan/atau Kepala Sekolah tentang kedatangan tamu penting.
Kepala Sekolah/Wakil Kepala Sekolah disiapkan untuk menyambut langsung.
Protokol penerimaan lebih formal (misalnya: penyediaan minuman, dokumentasi foto).
Tamu dari Sekolah/Madrasah Lain (Studi Banding):
Untuk kunjungan yang telah dijadwalkan, dibentuk Tim Penyambut kecil.
Disiapkan presentasi singkat dan tour keliling sekolah (school tour).
Diberikan cenderamata kenang-kenangan (misalnya: brosur profil sekolah, pin sekolah).
BAB V: PROTOKOL KOMUNIKASI DAN PENAMPILAN
Komunikasi: Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan santun. Awali dengan salam Islami. Hindari gumaman atau kata-kata yang tidak jelas.
Penampilan Petugas: Seluruh petugas penerima tamu (Satpam, TU) harus mengenakan seragam lengkap dan rapi, serta menunjukkan sikap yang profesional.
Etika: Selalu menjaga kontak mata, mendengarkan dengan aktif, dan tidak menggunakan ponsel pribadi saat melayani tamu.
BAB VI: PENGELOLAAN RUANG TUNGGU DAN FASILITAS
Ruang tunggu tamu harus selalu dalam kondisi bersih, rapi, dan nyaman.
Tersedia air minum, majalah/surat kabar, brosur sekolah, dan Wi-Fi untuk tamu.
Terpampang visi-misi sekolah dan prestasi-prestasi terkini di dinding ruang tunggu.
BAB VII: PENCATATAN DAN PELAPORAN
Buku Tamu Harian di pintu masuk dan TU menjadi dokumen utama.
Staf TU membuat Rekapitulasi Kunjungan Tamu Bulanan yang berisi statistik jenis tamu dan keperluan, untuk dievaluasi oleh Kepala Sekolah.
Untuk kunjungan resmi penting, wajib didokumentasikan dengan foto dan dibuatkan Berita Acara Kunjungan jika diperlukan.
BAB VIII: PENUTUP
Hal-hal teknis yang belum diatur dalam POS ini akan ditentukan kemudian oleh Kepala Sekolah.
POS ini harus disosialisasikan kepada seluruh guru, staf, dan satpam.
POS ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Lampiran-Lampiran:
Lampiran 1: Formulir Buku Tamu Umum
Lampiran 2: Formulir Buku Tamu Khusus Orang Tua/Wali
Lampiran 3: Contoh Kartu Pengunjung
Lampiran 4: Checklist Persiapan Menyambut Tamu Resmi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar