PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) PENGELOLAAN ADMINISTRASI KELAS

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

PENGELOLAAN ADMINISTRASI KELAS
SMP ISLAM KH. AHMAD BADJURI
TAHUN AJARAN 2024- seterusnya

BAB I: PENDAHULUAN

• 1.1 Latar Belakang:

  Administrasi kelas yang tertib dan terkelola dengan baik merupakan tulang punggung keberhasilan proses pembelajaran. Pengelolaan yang rapi dan sistematis mencerminkan nilai ittqan (kesungguhan) dan amanah yang diemban oleh seorang Wali Kelas, serta menjadi alat vital untuk memantau perkembangan akademik dan non-akademik siswa.

• 1.2 Dasar Hukum:

  • Permendikbudristek No. 32 Tahun 2022 tentang Standar Teknis Pelayanan Minimal (SPM).

  • Visi dan Misi SMP Islam KH. Ahmad Badjuri.

• 1.3 Tujuan:

  • Menstandarisikan format dan proses pengelolaan administrasi kelas.

  • Memudahkan Wali Kelas dalam memantau dan melaporkan perkembangan siswa.

  • Menjamin ketersediaan data yang akurat, lengkap, dan mutakhir untuk keperluan sekolah dan orang tua.

  • Meningkatkan efisiensi kerja Wali Kelas.

BAB II: RUANG LINGKUP

POS ini mengatur pengelolaan semua dokumen dan administrasi yang menjadi tanggung jawab Wali Kelas, meliputi:

• Buku Induk Kelas

• Buku Harian Kelas

• Buku Nilai

• Agenda Kegiatan Kelas

• Administrasi Kehadiran

• Administrasi Tata Tertib dan Pembinaan Karakter

• Administrasi Komunikasi dengan Orang Tua

BAB III: TANGGUNG JAWAB

• Wali Kelas: Penanggung jawab utama pengelolaan, pembuatan, pemutakhiran, dan penyimpanan semua administrasi kelas.

• Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan: Melakukan monitoring, evaluasi, dan pembinaan terhadap pengelolaan administrasi kelas.

• Guru Mata Pelajaran: Bertanggung jawab mengisi buku nilai dan memberikan data kehadiran serta catatan perilaku siswa kepada Wali Kelas.

BAB IV: JENIS DOKUMEN DAN PROSEDUR PENGELOLAAN

No.	Jenis Dokumen	Isi/Konten	Frekuensi Pengisian	Prosedur & Tanggung Jawab
1.	Buku Induk Kelas	- Data pribadi siswa (NIS, Nama, TTL, Alamat, Agama, Nama Orang Tua, No. Telp). - Data kesehatan. - Riwayat pendidikan.	Awal Tahun Ajaran (diisi sekali, diperbarui jika ada perubahan)	Wali Kelas mengisi berdasarkan data dari Tata Usaha (TU) dan Formulir Pendaftaran Ulang.
2.	Buku Harian Kelas	- Catatan kejadian penting harian di kelas. - Catatan pelanggaran tata tertib. - Prestasi siswa. - Masalah yang terjadi dan tindakan.	Setiap Hari (atau ketika ada kejadian penting)	Wali Kelas mengisi berdasarkan pengamatan, laporan guru piket, dan guru mata pelajaran.
3.	Buku Nilai Akademik & Non-Akademik	- Rekapitulasi nilai ulangan harian, PTS, PAS. - Nilai sikap (spiritual & sosial). - Catatan perkembangan projek P5.	Terus Menerus	- Guru Mapel: Mengisi nilai di buku nilai mata pelajaran dan aplikasi. - Wali Kelas: Merangkum nilai untuk dirapot.
4.	Buku Presensi/Kehadiran Siswa	- Daftar hadir harian siswa (H, I, S, A). - Grafik/rekapitulasi kehadiran bulanan.	Setiap Hari (diperiksa saat apel/awal jam pertama)	Wali Kelas atau Guru Piket mengisi. Wali Kelas merekapitulasi dan menindaklanjuti ketidakhadiran.
5.	Agenda Kegiatan Kelas	- Jadwal piket kebersihan kelas. - Jadwal imam dan muadzin sholat berjamaah. - Program kerja kelas (daring/offline). - Jadwal pembinaan wali kelas.	Mingguan/Bulanan	Wali Kelas membuat bersama Pengurus Kelas (OSIS). Dipajang di papan pengumuman kelas.
6.	Buku Catatan Khusus (Buku Saku Karakter)	- Catatan perilaku positif dan negatif siswa terkait Akhlakul Karimah. - Catatan penghargaan (reward) dan pembinaan.	Terus Menerus	Wali Kelas dan semua Guru Mata Pelajaran dapat mencatat. Wali Kelas merangkum untuk pembinaan.
7.	Buku Komunikasi dengan Orang Tua	- Catatan hasil pertemuan/konsultasi. - Tanda tangan orang tua untuk laporan tertentu. - Arsip surat untuk orang tua.	Jika Diperlukan	Wali Kelas mencatat setiap ada komunikasi substantif dengan orang tua.

BAB V: MEKANISME PELAPORAN DAN KOMUNIKASI

1. Laporan Bulanan kepada Wakasis:

   • Wali Kelas menyampaikan Rekapitulasi Bulanan yang berisi: Grafik Kehadiran, Rekapitulasi Pelanggaran Tata Tertib, dan Prestasi Siswa.

2. Laporan kepada Orang Tua:

   • Melalui Buku Penghubung (digital/fisik) untuk komunikasi rutin.

   • Melalui Rapor pada setiap akhir semester.

   • Melalui Pertemuan Orang Tua/Wali (setiap semester).

3. Laporan Insidental:

   • Wali Kelas melaporkan secara langsung kepada Wakasis atau Guru BK untuk menangani kasus-kasus yang membutuhkan penanganan khusus.

BAB VI: MONITORING DAN EVALUASI

• Monitoring: Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan melakukan pemeriksaan administrasi kelas secara berkala (minimal 2 kali dalam satu semester) dengan menggunakan Instrumen Pemeriksaan Administrasi Kelas (Lampiran 1).

• Evaluasi: Hasil monitoring menjadi bahan evaluasi dan pembinaan bagi Wali Kelas untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi.

BAB VII: PENYIMPANAN DAN KEAMANAN DOKUMEN

• Dokumen administrasi kelas disimpan dengan rapi di dalam rak/filing cabinet yang tertutup di ruang guru atau ruang wali kelas.

• Wali Kelas bertanggung jawab penuh atas kerahasiaan dan keamanan data siswa.

• Pada akhir tahun ajaran, dokumen diserahkan kepada arsip sekolah (Tata Usaha) untuk disimpan sesuai dengan masa retensi yang berlaku.

BAB VIII: PENUTUP

• Hal-hal teknis yang belum diatur dalam POS ini akan diatur lebih lanjut oleh Kepala Sekolah.

• POS ini disosialisasikan kepada seluruh Wali Kelas dan guru.

• POS ini ditinjau ulang setidaknya sekali dalam satu tahun ajaran.

• POS ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Lampiran-Lampiran:

1. Lampiran 1: Instrumen Pemeriksaan Administrasi Kelas (Berisi checklist kelengkapan dan kerapian setiap dokumen).

2. Lampiran 2: Contoh Format Buku Harian Kelas.

3. Lampiran 3: Contoh Format Rekapitulasi Kehadiran dan Pelanggaran Bulanan.

4. Lampiran 4: Contoh Format Buku Catatan Khusus (Buku Saku Karakter).